Секретарь-референт

12 Октября

от 56 000 до 58 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "УДОЛ"

Обязанности:

• Подготовка необходимых документов, обеспечение приема, учета, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
• Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
• Вести картотеку учёта прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
• Отправлять исполненную документацию по адресатам.
• Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства.
• Составлять реестр отправляемых писем, экспресс почты и обрабатывать входящую корреспонденцию, поступающую через Почту России, передавать ее в соответствующее структурное подразделение.
• Оформлять и отправлять почтовую корреспонденцию через Почту России (в электронной программе).
• Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
• Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
• Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
• Документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
• Приём и распределение телефонных звонков.
• Организация процесса приема посетителей.
• Координация и обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, заказ и выдача канцтоваров, экспресс почты).
• Помощь специалистам в подборе и отправке фотографий и материалов для изготовления рекламной продукции.

• Организация общественных, организационных, корпоративных, праздничных мероприятий.

Требования знаний и навыков

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Знание норм и правил оформления различных типов документов;
• Владение деловой перепиской;
• Владение оргтехникой.
• Знание программы NauDoc., MS Office.
• Работа в фото/видео редакторах
• Поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• Предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии.
• Поддерживать рабочее место в чистоте и порядке.
• Умение находить общий язык с разными людьми.

Условия:

• Полный рабочий день с 8-00 до 17-00; обед с 12-00 до 13-00;
• Оформление согласно ТК РФ, полный социальный пакет;
• Дружный сплоченный коллектив.